【ビジネス文書検定】　「記書き」を交えた社外文書を作成する

第74回　ビジネス文書検定２級（実務技能）より

【問】

次の内容に従って、記書きを交えた組織改編の通知状を作成しなさい。
　
　

【解説】

　前号（第54号p.19）では社内文書のポイントを解説しましたが、今回は「記書き」を交えた社外文書作成の問題です。共通点もあるため、違いに焦点を当てて解説すると理解が深まるでしょう。社外文書のポイントは大きく二つです。

(1)書式（レイアウト）を整える･･･決まった位置に決まった項目を書き入れること。
(2)改まった表現を心がける･･･手紙用語や敬語を適切に用いて、丁寧で改まった表現にすること。

　特に(2)について、社内文書ではあいさつや頭語・結語、前文・文末は省略しましたが、社外文書は社外の人に向けて発信するので必要であり、同時に丁寧で改まった表現が求められます。設問の文書は営業部組織の改編について知らせるのが目的ですが、単に事務的な連絡にとどまりません。「今後もこれまで以上のご指導とご支援をお願いしたい」という気持ちを丁重な姿勢で表すことが重要です。
　
　

【解答例と注意したいポイント】

 （就職指導ニュースVol.55より）